Dokumentenmanagement

Denn damals wie heute ist klar, dass sich die Effizienz der Dokumenten-Logistik an einer einzigen Frage bemessen lässt: Wie einfach und schnell können definierte Anwender in ihrer jeweiligen Arbeitsumgebung auf die richtigen Dokumente zugreifen? PDM-Systeme lösen diese Aufgabe, indem sie Dokumente wie CAD-Modelle, Zeichnungen, Berechnungen, Office-Daten und flankierende Dateien wie Lastenhefte und Prüfberichte nicht nur zentral verwalten, sondern auch vollständig, änderungssicher und nachvollziehbar im Prozess zur Verfügung stellen. Die gängigen Performance-Bremsen wie Mehrfachspeicherung, manuelle Wiederholtätigkeiten, Änderungskonflikte oder falsche Handlungsentscheidungen auf Basis veralteter Dokumente sind damit in der Praxis passé. Mit automatisierten Hintergrundprozessen, die dem richtigen Anwender das richtige Dokument zur richtigen Zeit im richtigen Kontext zur Verfügung stellen, forciert das PDM das Tempo zusätzlich. Finden statt suchen – dafür lassen sich als optimal ermittelte Workflows voreinstellen, Formate automatisch konvertieren oder die Verteilung der Daten präzise regeln.

Mit der anfangs statisch-archivarischen, dann vertikalen, heute horizontalen Integration der PDM-Systeme – Voraussetzung für PLM-Ansätze – schiebt das PDM so auch schlanke Prozesse auf Basis vordefinierter, regelbasierter Strukturen an. Gerade die Strukturen, in denen Dokumente verbunden sind, prädestinieren das PDM in etlichen Branchen für ein wertiges, unternehmensweites Dokumentenmanagement – ohne dass ein dezidiertes Dokumentenmanagementsystem mit Beschaffung, Einführung, Schulung und Wartung überhaupt erforderlich wäre. Vom einheitlichen Zugriff auf technische und kaufmännische Unterlagen profitiert vor allem der moderne Maschinen- und Anlagenbau. Die Empirie zeigt, dass das vernetzte Denken und Handeln in Projekt- oder Produktstrukturen die Time-to-Market erheblich verkürzt. Hier kann ein PDM-gestütztes Dokumentenmanagement mit der kontextabhängigen Verknüpfung von zum Beispiel Projekt und Vertrag, Produkt und Norm seine Stärken voll ausspielen.

Zumal PDM-Systeme handfeste Mehrwerte bieten. Ihre Auslegung für den Umgang mit großen Dateien bedeutet allzeit performanten Zugriff, der sich durch die Rechteverwaltung akkurat lenken lässt. Die PDM-basierte Unterstützung von Regelkonformität (Gesetzte, Normen und Regeln wie RoHS, EU-Maschinenrichtlinie etc.) lässt sich zudem in allen Abteilungen nutzen – gleiches gilt für die Kollaboration in Projekten, die sich auf PDM-Dokumentenebene individuell abbilden und gestalten lässt.